情報(原稿)整理

使用目的に沿った原稿仕様設計

項目の洗い出し&書式設計

手書情報であれデータの状態であれ、必要かつ十分な情報内容を整理・蓄積するためには、原稿仕様を作業開始の前に設計しておくことが情報整理の基本です。作業の途中で、あれが必要これは不要などと項目や表記規則などがコロコロ変わるようでは、効率的な整理ができないばかりか、結果として精度に問題が生じる大きな原因となってしまいます。情報の内容や目的を事前によく吟味して、情報パターンの分析をおこない原稿仕様の設計をすることが編集の第一歩です。

原稿(ソース)の内容チェック

原稿チェック&不備・矛盾等の解消

媒体制作の場合であれば、原稿をプルーフへ流し込んだ後から、情報の内容をチェック・精査するというやり方は、たいへん非効率であり、また思わぬ不備や誤りの原因をつくることにもなります。プルーフの作成に入る前に、原稿の素読みチェックをおこない、不備や不明点またはあきらかな誤記や欠落などを洗い出します。これらを情報の発信元へ問い合わせ、正しい情報を確認して、原稿を修正してからプルーフ作成に入るのがとても有効な施策になります。

情報の整理・蓄積方法の設計・実施

情報量が少なければ、それほど問題にはなりませんが、大量の情報を処理する場合には、整理のノウハウが大きな役割を果たします。たとえば紙の原稿を整理する場合でも、何百枚・何千枚・何万枚というボリュームを想定すると、単に通し番号をふるだけでも、漫然と作業したのでは大きな混乱の原因をつくります。はじめからすべての情報が揃っていてスタートすることはめったにありません。途中で不足分を順次補いつつ進行しますし、またはじめには想定していなかった追加も珍しいことではなく、ルールを決めずにやっていると混乱してわからなくなってしまいます。作業の途中でこういう混乱を処理するはめになると、作業進行にとってたいへん大きなロスが発生し、また間違いの起こる原因となります。これらのことをはじめに想定して、抜け番の処理はどうするか、グループIDプラス通し番号で管理するか、想定外の追加があったときはどう処理するかなど、付番のルールを最初に決めておかなければなりません。

情報量が少なければだいたいのことは頭のなかで把握できますから、そのときどきの臨機応変な対応で十分間に合いますが、情報量が一定の閾値(いきち)を超えると、訓練されていない人の頭では把握できなくなります。付番だけでも大きな混乱を招く要因となりますが、ましてや項目も多くパターンも複雑な場合は、項目ごと詳細にわたって処理方法のルールを事前に設計することがとても重要になります。

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